Công văn 5501/CT-TTHT Sử dụng hóa đơn

Kính gửi: Công ty TNHH Siemens.

Địa chỉ: lầu 2, số 5B, đường Tôn Đức Thắng, P. Bến

Nghé, Q.1, TP.HCM,VN. MST: 0302727641.

Trả lời văn bản số  06 / 2014 / Tax  ngày 04/06/2014 của Công ty về việc sử dụng hóa đơn; Cục thuế TP có ý kiến như sau:

1. Về hóa đơn lập sai:

   Căn cứ Khoản 3 Điều 18 Thông tư số  64 / 2013 / TT - BTC  ngày 15/5/2013 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ quy định xử lý đối với hóa đơn đã lập:

   “Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điều chỉnh sai sót. Hoá đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).”

   Trường hợp của Công ty theo trình bày tháng  12 / 2013  lập hóa đơn giao cho khách hàng ghi sai: tên, địa chỉ, mã số thuế người mua hàng và một vài chi tiết trên phần diễn giải … các sai sót này không làm tăng giảm số thuế GTGT phải nộp, số thuế GTGT còn được khấu trừ các nội dung khác đều ghi đúng theo quy định. Tháng  5 / 2014  bên mua phát hiện hóa đơn ghi sai các chỉ tiêu nêu trên, bên mua chưa khai thuế đối với hóa đơn này thì Công ty và khách hàng lập biên bản điều chỉnh nội dung đã ghi sai, đồng thời Công ty lập hóa đơn điều chỉnh, trên hóa đơn ghi rõ nội dung đã ghi sai; nội dung điều chỉnh; số hoá đơn, ký hiệu, ngày tháng năm của hoá đơn đã lập cần điều chỉnh; hóa đơn điều chỉnh này Công ty kê khai trên bảng kê đầu ra (không điều chỉnh về doanh thu và tiền thuế GTGT nên, các chỉ tiêu này trên các bảng kê ghi bằng không (0)) và khai sử dụng hóa đơn điều chỉnh này tại báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý  2 / 2014 . Bên mua kê khai hóa đơn đã lập sai và hóa đơn điều chỉnh (các chỉ tiêu doanh thu và thuế GTGT của hóa đơn điều chỉnh ghi bằng không (0) trên bảng kê) kê khai trên bảng kê đầu vào trên phần mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK của kỳ lập hóa đơn điều chỉnh.

2. Về việc viết địa chỉ rút gọn trên hóa đơn:

   Căn cứ Khoản 2b Điều 16 Thông tư số  39 / 2014 / TT - BTC  ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ quy định cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hoá đơn:

   “Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”: ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.

   …

   Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN" hoặc "Cổ phần" là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX", "Chi nhánh" thành "CN"… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.”

   Về nguyên tắc, khi lập hoá đơn đơn vị cung ứng hàng hoá, dịch vụ phải ghi tên, địa chỉ, mã số thuế theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

   Trường hợp địa chỉ của Công ty theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là: số 5B, đường Tôn Đức Thắng, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh thì khi người bán lập hóa đơn cho Công ty có thể ghi với địa chỉ rút gọn là 5B, Tôn Đức Thắng, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM. Trường hợp trước đây người bán lập hóa đơn bỏ địa chỉ Phường (Phường Bến Nghé) trên hóa đơn nhưng vẫn xác định được đúng địa chỉ của Công ty và các nội dung khác trên hoá đơn đều đúng thì các hoá đơn này vẫn được chấp nhận để kê khai thuế.

3. Về việc gạch chéo trên hóa đơn:

Căn cứ Khoản 1b Điều 16 Thông tư số  39 / 2014 / TT - BTC  ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ quy định nguyên tắc lập hoá đơn:

“…

Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Trường hợp hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì không phải gạch chéo.”

Căn cứ quy định nêu trên, từ ngày 01/6/2014 khi lập hoá đơn bằng máy vi tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo. Trường hợp hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in không lập bằng máy tính thì khi lập hóa đơn phần còn trống trên hóa đơn phải được gạch chéo. Đối với mẫu hóa đơn gạch chéo còn để phần còn trống ở khoảng giữa của hóa đơn theo như mẫu hóa đơn Công ty cung cấp là không đúng quy định.

Cục Thuế TP thông báo Công ty biết để thực hiện theo đúng quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đã được trích dẫn tại văn bản này./.

Nơi nhận:

• Như trên;

• P.Pháp chế;

• P.Kiểm tra 2;

• Lưu VT; TTHT.

KT. CỤC TRƯỞNG 

PHÓ CỤC TRƯỞNG

Trần Ngọc Tâm