Công văn 5703/CT-TTHT Hóa đơn điện tử

Kính gửi: Công ty TNHH Mêkông
Địa chỉ: 38/3 Nguyễn Văn Trỗi, P.15, Q.Phú Nhuận, TP.HCM
Mã số thuế: 0300899187

Trả lời văn bản số 2303/2017-MK ngày 23/03/2017 của Công ty về hóa đơn điện tử; Cục Thuế TP có ý kiến như sau:

Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

+ Tại Điều 3 quy định về hóa đơn điện tử:

“1. Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

…

3. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

a) Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

b) Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.”

+ Tại Điều 12 quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:

“1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

…”

Trường hợp Công ty theo trình bày có tổ chức bán hàng lưu động, hiện tại khi xuất hàng cho nhân viên đi bán Công ty sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, khi bán hàng nhân viên lập hóa đơn giao cho khách hàng; sắp tới Công ty dự định chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, khi bán hàng, nhân viên sẽ báo về bộ phận kế toán để lập hóa đơn điện tử và gửi qua email cho nhân viên bán hàng. Như vậy các hóa đơn điện tử được lưu trong các thiết bị như điện thoại thông minh, máy tính bảng (do Công ty không thể chuyển đổi kịp thời hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy) và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là căn cứ để Công ty chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng đi trên đường.

Cục Thuế TP thông báo Công ty biết để thực hiện theo đúng quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đã được trích dẫn tại văn bản này.