Công văn 939/TCT-DNL Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử

Kính gửi: Công ty TNHH MTV Dầu khí Thành phố Hồ Chí Minh.

Tổng cục Thuế nhận được công văn số 2614/CV-DK-TCKT của Công ty TNHH MTV Dầu khí TP Hồ Chí Minh (Công ty Saigonpetro) về việc triển khai hoá đơn điện tử (HĐĐT). Về vấn đề này, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

1. Về lập hoá đơn điện tử:

Tại Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định: Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung úng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.

Tại Khoản 1 Điều 8 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 18/12/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn: “Thời điểm xác định thuế GTGT đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.”

Tại Điều 8 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn: “Lập hóa đơn điện tử là việc thiết lập đầy đủ các thông tin quy định tại Điều 6 Thông tư này khi bán hàng hóa, dịch vụ trên định dạng hóa đơn đã được xác định.”

Tại điểm a Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn: “Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hoá là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

…Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hoá đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ.”

Tại điểm c Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn: “Các loại hàng hoá, dịch vụ đặc thù như điện, nước, điện thoại, xăng dầu, bảo hiểm... được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hoá, dịch vụ.”

Tại điểm b Khoản 7 Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung điểm b Khoản 2 Điều 16 thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn: “Riêng đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hoá đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung một hoá đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hoá đơn phát sinh trong ngày.”

Tại Khoản 1 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn: “Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.”

Tại điểm b Khoản 1 Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn: “Ký hiệu mẫu số hoá đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hoá đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hoá đơn (một loại hoá đơn có thể có nhiều mẫu).”

Tại điểm 1.2 và điểm 1.3 Phụ lục 1 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn ký hiệu mẫu số hoá đơn và ký hiệu hoá đơn.

Căn cứ quy định nêu trên, trong giai đoạn từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, doanh nghiệp được phép sử dụng HĐĐT theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn.

Công ty Saigonpetro và các đơn vị thành viên (ứng với 1 mã số thuế) có thể đăng ký sử dụng 2 ký hiệu hoá đơn trong một mẫu hoá đơn GTGT theo hướng dẫn tại điểm 1.2, 1.3 Phụ lục 1 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính đảm bảo nguyên tắc số hoá đơn điện tử liên tục theo trình tự thời gian, cụ thể: 1 ký hiệu hoá đơn sử dụng trong trường hợp bán hàng hoá lập và giao hoá đơn ngay; 1 ký hiệu hoá đơn sử dụng trong các trường hợp bán hàng thông qua các chi nhánh và bán hàng giao tại kho, bồn chứa của khách hàng mà cuối tháng Công ty và khách hàng, các bên liên quan phải thực hiện đối soát sản lượng hàng bán.

Công ty Saigonpetro và các đơn vị thành viên thực hiện tính, khai thuế GTGT tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hoá, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền theo quy định.

2. Về chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua:

Căn cứ khoản 1(e) Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của hóa đơn điện tử:

“Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.”

Căn cứ khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của hóa đơn điện tử:

“Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.”

Căn cứ công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/2/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử.

Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa Công ty hoặc các đơn vị thành viên với người mua như: hợp đồng kinh tế phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… thì Công ty hoặc các đơn vị thành viên lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

Hiện nay, Tổng cục Thuế (Bộ Tài chính) đang xây dựng dự thảo Thông tư hướng dẫn Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ bao gồm định dạng chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử. Khi các văn bản triển khai HĐĐT theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP nêu trên có hiệu lực thi hành, đề nghị Công ty thực hiện HĐĐT theo các văn bản hướng dẫn thi hành.

Tổng cục Thuế thông báo để Công ty TNHH MTV Dầu khí TP Hồ Chí Minh được biết và thực hiện./.