Công văn 2743/TCT-DNL Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử

Kính gửi: Tập đoàn Viễn thông Quân đội.

Tổng cục Thuế nhận được công văn số 1191/VTQĐ-TCKT ngày 19/5/2016 và công văn số 940/VTQĐ-TCKT ngày 19/4/2016 của Tập đoàn Viễn thông Quân đội (Viettel) đề nghị hướng dẫn về việc triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT) đối với hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ. Về vấn đề này, sau khi báo cáo và thực hiện chỉ đạo của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

Về việc thực hiện HĐĐT khi cung cấp dịch vụ viễn thông - công nghệ thông tin, Tổng cục Thuế đã có công văn số 3494/TCT-DNL ngày 27/8/2015 hướng dẫn Viettel thực hiện. Đối với việc thực hiện HĐĐT khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ khác, Tổng cục Thuế hướng dẫn như sau:

Tại Điểm e Khoản 1 và Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của HĐĐT:

“1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:

…

e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính”.

Tại Khoản 2 Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập như sau:

“2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điện tử Điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ Điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số..., ký hiệu... Căn cứ vào hóa đơn điện tử Điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai Điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hóa đơn Điều chỉnh không được ghi số âm (-).”

Tại Khoản 1 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định:

“1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này...”

Tại Điểm b Khoản 3 Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định:

“…

- Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc Điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”.

- Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính”.

Theo báo cáo của Viettel, hệ thống bán hàng của doanh nghiệp gồm các cửa hàng, trung tâm thương mại của Viettel trên địa bàn cả nước. Viettel đã xây dựng hệ thống phần mềm bán hàng đảm bảo việc lập hóa đơn tự động và kết nối dữ liệu với phần mềm kế toán theo ngày, các trường hợp sai sót hệ thống sẽ tự động lập hóa đơn Điều chỉnh vào ngày tiếp sau ngày phát sinh sai sót, các trường hợp chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy theo quy định được quản lý trên hệ thống và chỉ cho phép chuyển đổi một (01) lần và được quản lý bằng user của người chuyển đổi, đảm bảo các thông tin về người thực hiện chuyển đổi và ngày chuyển đổi.

Căn cứ các quy định nêu trên và để phù hợp với phương thức tổ chức bán hàng, cách thức quản lý của Viettel, Tổng cục Thuế hướng dẫn như sau:

1. Về chữ ký của người mua trên hóa đơn điện tử:

HĐĐT đối với hoạt động bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của Viettel lập giao cho khách hàng không phải là đơn vị kế toán thì không phải có chữ ký điện tử của người mua. Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, nếu có hồ sơ, chứng từ chứng minh việc mua, bán hàng hóa, dịch vụ giữa Viettel với khách hàng như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu, hồ sơ chứng từ khác thì Viettel lập HĐĐT cho khách hàng theo quy định, trên HĐĐT không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

2. Về việc lập hóa đơn Điều chỉnh:

HĐĐT đối với hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của Viettel khi phát hiện sai sót phải thực hiện lập hóa đơn Điều chỉnh theo quy định, khi lập hóa đơn Điều chỉnh không bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận với người mua.

3. Về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:

Khi thực hiện HĐĐT bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, Viettel không phải in HĐĐT ra giấy trừ trường hợp cần thực hiện chuyển đổi theo quy định. Đối với HĐĐT của Viettel khi chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa trong quá trình lưu thông thì không phải có chữ ký người đại diện pháp luật và dấu của Viettel.

Viettel chịu trách nhiệm pháp lý về tính chính xác của việc lập, Điều chỉnh HĐĐT và chuyển đổi HĐĐT ra hóa đơn giấy.Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị Viettel phản ánh về Tổng cục Thuế để nghiên cứu, giải quyết.

Tổng cục Thuế hướng dẫn để Viettel biết và thực hiện./.