Công văn 8390/CT-TTHT Sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế

Kính gửi: Công ty Cổ phần Daikin Air Conditioning Việt Nam
Địa chỉ: #14-15, Tòa nhà VP Nam Á, 201-203 Cách Mạng Tháng 8, P.4, Q.3, TP.HCM
Mã số thuế: 0301450108

Trả lời văn bản số F0801/S7A-CV ngày 02/08/2016 của Công ty về sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế; Cục Thuế TP có ý kiến như sau:

Căn cứ Quy định về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế ban hành kèm theo Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/06/2015 của Bộ Tài chính:

+ Tại Điều 7 quy định về Đăng ký phát hành hóa đơn xác thực:

“1. Trước khi sử dụng hóa đơn xác thực, doanh nghiệp phải truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để đăng ký phát hành hóa đơn xác thực theo mẫu số 05/ĐK-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định này. Thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực bao gồm: tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành, phần mềm sử dụng để lập hóa đơn xác thực.

2. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng đồng thời cả phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA), phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) và phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để lập hóa đơn, doanh nghiệp phải đăng ký thông tin phát hành hóa đơn xác thực cho từng phần mềm.

3. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn xác thực sau khi đăng ký phát hành thành công.

4. Thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực của doanh nghiệp được cơ quan thuế đăng tải trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.”

+ Tại Điều 22 Quy định về Chuyển đổi từ hóa đơn xác thực sang hóa đơn giấy

1. Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thực hiện truy cập phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) hoặc phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) hoặc phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) để chuyển đổi hóa đơn xác thực ra giấy.

Trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn xác thực sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin của hóa đơn xác thực, dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn xác thực gốc “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN XÁC THỰC” và mã vạch hai chiều. Việc chuyển đổi hóa đơn xác thực ra giấy phải đáp ứng quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính.”

Căn cứ Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:

“1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

…

4. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc - hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.

Trường hợp Công ty là doanh nghiệp được lựa chọn thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế thì sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định, Công ty lập thông báo phát hành tại website https://laphoadon.gdt.gov.vn. Trường hợp Công ty thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy từ phần mềm quản lý của Công ty khi đã được cơ quan thuế cấp mã xác thực thì trên hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của Công ty.

Cục Thuế TP thông báo Công ty biết để thực hiện theo đúng quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đã được trích dẫn tại văn bản này.